办公室多功能复合机采购成本只占文件输出总体成本的10%左右。而运营维护成本才是主要成本，大概占到45%，其中比例最大的是维修成本，人工成本，错印，打印没人领取，电力，空间，人力等隐性成本约占50%。所以急需要安装复印管理软件对文印成本及使用进行控制与管理。下面是我们给客户推荐的方案：复印机管理软件 ，安装刷卡软件及读卡器以后所有员工通过刷卡输出打印作业，确保设备输出的文件都是有效文件，实现信息安全性，避免纸张及耗材的浪费，从而有效降低成本。通过安装复印机管理软件我们给客户解决了以下几个问题： 

1、每月复印打印数量难以统计，纸张浪费情况严重。

2、对使用成本无法实行有效的控制。

3、机器是否已经进行满负荷运行，无法知晓。

4、机器品牌，种类繁多，故障频繁，报修维修延误，影响工作效率。

5、采购纸张及消耗品没有参考数据，预计采购数量困难，导致缺少或库存过多。

6、无法提前预知纸张和墨粉使用情况，必须在操作机器时才能进行补充，严重时会影响到员工正

  常的文印打印需要。

     复印机管理软件及读卡器安装以后所有员工通过刷卡输出打印作业，确保设备

输出的文件都是有效文件，实现信息安全性，避免纸张及耗材的浪费，从而有效降低成本。用户

不再需要使用身份密码访问多功能设备或打印机。当IC卡读卡器扫描到停留在它正面的卡时，就

能完成认证。IC卡读卡器支持经常使用非接触式卡，这种卡通常也可作为员工的身份证或出入证，

如MIFARE和FeliCa卡。有了这种灵活性，用户就不必携带多张卡。使用一张卡便可以执行认证操作。

  安装刷卡打印以后可以设置使用权限，实现了保密打印，只有使用IC卡认证的用户才能够使用

该多功能设备。能够防止信息泄露给那些未经认证的无IC卡用户。只有经IC卡读卡器认证的IC卡用

户才能在多功能设备的操作面板上查看他们的文件，并释放打印作业。然后他们可以当场取走文件。

打印机上将再也不会有无人照管的文件，避免了纸张的浪费。

   根据每位员工的需求进行功能限制，例如复印、打印、传真、扫描、彩色或黑白。甚至可以

对每个用户分配打印配额，做到每月的打印额度不超支，有效的控制打印成本，节约了办公成本。

   通过与域控制结合，复印机管理软件域客户的域帐户相结合用户无需在设备中储存用户信息，直接可以刷卡打印，多功能机将用户卡号通过网络发送给客户域控制器进行验证，域控制器接收到验证请求后，根据卡号返回相应的用户信息。

用户信息集中管理，无需额外增加用户管理工数，有效的控制了人员管理成本。实现设备分散部署

所有设备和员工帐户集中管理，节约了IT办公人员的工作时间。 

   安装复印机管理软件后台记录每一笔打印交易，数十种不同用途的报表统计，IT管理人员可

以方便的获取打印数据。根据详细全面的活动报告，作出更合理的设备调整。根据需要输出详细的报表，包括用户，部门，设备，打印文件名，大小，张数，费用等等。可以按照需要自定义不同日期，用户/组，设备，输出复印和打印的统计报表。报表的列的名称，表头Logo等都可由客户自定义内容。可以通过计划功能定期自动生成报表，

     安装复印机管理软件以后使用人员可以到任意一台设备刷卡输出他们的打印作业。可以在

不同的打印服务器之间漫游作业，提高打印效率。通过设备监控模块的主动提醒，在设备脱机工作

，卡纸，低碳粉，等情况下及时提醒，提高设备可用性。用户在打印工作到打印机之前，可以预览

他们的打印作业属性，包括成本，页数等。

安装刷卡打印以后的效果

1：简易直接的解决方案

2：精确成本分配

3：增强的安全性

4：更有效率的工作环境

5：简化IT管理，高投资回报率

6：方便省力的控制及管理